Z dniem 1 lipca 2021 r. weszły w życie przepisy dotyczące elektronicznego postępowania przed Krajowym Rejestrem Sądowym. Od tej chwili ustawodawca nałożył obowiązek składania wszelkich wniosków podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. poprzez portal www.prs.ms.gov.pl. Obowiązek ten dotyczy także dalszych pism kierowanych w sprawie np. dotyczących uzupełnienia braków formalnych wniosku. Aby złożyć wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych, w pierwszej kolejności należy założyć konto przy wykorzystaniu Profilu Zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Po zalogowaniu do systemu możemy rozpocząć składanie wniosku – o rejestrację spółki, o zmianę danych, o wykreślenie z KRS, a także w innych sprawach, niewymienionych w głównej zakładce. System płynnie przeprowadza nas przez wniosek, należy jednak pamiętać o systematycznym zapisywaniu wersji roboczej wniosku, ponieważ system co jakiś czas odświeża się, niestety bez uprzedniego automatycznego zapisania dotychczas wprowadzonych przez nas danych. W odróżnieniu od papierowych formularzy, w portalu nie ma konieczności przekreślania pozostawianych przez nas pustych pól, wpisujemy jedynie dane, które podlegają wpisowi do KRS.
W przypadku dołączanych do wniosku załączników, co do zasady dokumenty, które są sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jeśli dokumenty sporządzone zostały w postaci papierowej (dokumenty własnoręcznie podpisane, które dołączamy jako skan do wniosku) mamy dwie możliwości – pierwsza z nich, to załączenie odpisu takiego dokumentu elektronicznie poświadczonego przez notariusza lub występującego w sprawie pełnomocnika, będącego radcą prawnym lub adwokatem. Profesjonalny pełnomocnik nie jest obowiązany jednak do poświadczenia każdego z załączników z osobna, elektroniczne poświadczenie następuje bowiem z momentem wprowadzenia dokumentu do systemu teleinformatycznego. Kolejną możliwością jest załączenie elektronicznych kopii dokumentów, a następnie złożenie ich w oryginale do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od dnia złożenia pisma. Jedyny wyjątek stanowią akty notarialne, które wprowadzamy do systemu przez wskazanie numeru, pod którym ten dokument widnieje w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Zaświadczenie o wpisie aktu do CREWAN otrzymamy od notariusza sporządzającego akt notarialny.
Zmianie uległ również sposób opłacenia wniosków – opłaty nie są wnoszone do sądu rejestrowego, do którego składany jest wniosek, a na jeden zbiorczy rachunek bankowy Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Wniosek możemy opłacić dwojako – przez portal przy składaniu wniosku lub samodzielnie wykonanym przelewem, dodając do załączników potwierdzenie uiszczenia opłaty od wniosku. Po sporządzeniu wniosku, jego opłaceniu i zweryfikowaniu jego poprawności wniosek należy podpisać przy pomocy Profilu Zufanego ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wniosek można także udostępnić do podpisu osobie trzeciej – osoba ta jednak musi uprzednio założyć konto w Portalu Rejestrów Sądowych.
Dalsza korespondencja w sprawie dokonywana jest także za pośrednictwem portalu, przez portal doręczane są także orzeczenia i zarządzenia sądów rejestrowych, a o wpływie korespondencji zostaniemy powiadomieni mailowo. Należy jednak pamiętać, że odbiór korespondencji następuje z chwilą zalogowania się do portalu, a nie z chwilą otwarcia danej korespondencji, co warto mieć na uwadze przy konieczności uzupełnienia braków formalnych wniosku i liczenia terminów z tym związanych.
