Czy Twoja firma jest wpisana do KRS? Jeśli tak, musisz przygotować się na nowy obowiązek e-Doręczeń dla firm, który wchodzi w życie już 1 kwietnia 2025 r. Wszystkie podmioty zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 r. będą zobowiązane posiadać adres do elektronicznych doręczeń. Nowo rejestrowane firmy muszą podać adres już przy składaniu wniosku do KRS. Nieprzestrzeganie tego wymogu może skutkować poważnymi problemami w komunikacji z urzędami. Sprawdź, jak prawidłowo wdrożyć e-Doręczenia dla firm w swojej organizacji.
Czym są e-doręczenia dla firm 2025 i dlaczego są wprowadzane?
e-Doręczenia dla firm 2025 to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. System ten umożliwia bezpieczną i szybką komunikację elektroniczną z urzędami państwowymi, eliminując konieczność korzystania z papierowej korespondencji. W przyszłości e-Doręczenia zastąpią zarówno tradycyjną pocztę, jak i dotychczasowy system ePUAP, zapewniając przedsiębiorcom:
- szybszą komunikację z urzędami
- większe bezpieczeństwo doręczeń
- pewność dotarcia dokumentów na czas
- oszczędność czasu i kosztów związanych z tradycyjną korespondencją
Które firmy obejmuje obowiązek e-Doręczeń dla firm 2025?
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w tym:
- Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
- Spółek akcyjnych (S.A.)
- Prostych spółek akcyjnych (P.S.A.)
- Spółek jawnych
- Spółek komandytowych
- Spółek komandytowo-akcyjnych
- Spółek partnerskich
- Fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą
Jak założyć adres do e-Doręczeń dla swojej firmy? Praktyczny przewodnik
Proces zakładania adresu do e-Doręczeń jest stosunkowo prosty i składa się z następujących kroków:
1. Złożenie wniosku o e-Doręczenia dla firm
Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń możesz złożyć online poprzez dedykowaną e-usługę dostępną na portalu Biznes.gov.pl. Cały proces można przeprowadzić bez wychodzenia z biura.
2. Wybór dostawcy usługi e-doręczeń
Masz dwie opcje:
- Usługa publiczna – bezpłatne e-Doręczenia dla firm oferowane przez Pocztę Polską S.A.
- Usługa komercyjna – e-Doręczenia świadczone przez prywatnych dostawców
3. Aktywacja adresu do e-Doręczeń
Po wyborze usługi publicznej, Twój adres zostanie automatycznie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). W przypadku wyboru usługi komercyjnej, konieczne będzie dodatkowe złożenie wniosku o wpis do BAE.
4. Finalizacja wpisu do BAE
Po dokonaniu wpisu do BAE, wszystkie urzędy będą zobowiązane do przesyłania korespondencji wyłącznie drogą elektroniczną na Twój adres do e-Doręczeń.
Pamiętaj, że adres do e-Doręczeń zostaje automatycznie wpisany do KRS, co nakłada na Twoją firmę obowiązek regularnego odbierania elektronicznej korespondencji.
Zarządzanie skrzynką e-Doręczeń – praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Każda firma objęta obowiązkiem e-Doręczeń dla firm 2025 musi wyznaczyć administratora skrzynki elektronicznych doręczeń, który będzie odpowiedzialny za:
- Odbieranie i wysyłanie korespondencji urzędowej
- Zarządzanie przychodzącymi i wychodzącymi wiadomościami
- Konfigurację skrzynki doręczeń zgodnie z potrzebami firmy
- Nadawanie uprawnień innym pracownikom firmy
Administrator może również przydzielać dostęp do skrzynki innym użytkownikom, co pozwala na efektywne zarządzanie firmową korespondencją elektroniczną.
Fikcja doręczenia – najważniejsze ryzyko e-Doręczeń dla firm
Kluczową kwestią dla każdego przedsiębiorcy jest tzw. fikcja doręczenia. Oznacza to, że korespondencja urzędowa wysłana na adres do e-Doręczeń zostaje uznana za skutecznie doręczoną po upływie 14 dni od jej otrzymania – niezależnie od tego, czy faktycznie została przeczytana!
Konsekwencje zignorowania tego faktu mogą być poważne:
- Przegapienie ważnych terminów administracyjnych
- Nieświadomość wszczętych postępowań
- Utrata możliwości odwołania się od decyzji administracyjnych
- Narażenie firmy na kary finansowe
Dlatego tak ważne jest regularne sprawdzanie skrzynki e-Doręczeń.
Przygotuj swoją firmę na e-doręczenia dla firm 2025 już dziś
Choć obowiązek e-Doręczeń wchodzi w życie dopiero w kwietniu 2025 r., warto już teraz zadbać o odpowiednie przygotowanie swojej firmy. Oto kilka kroków, które możesz podjąć:
- Zapoznaj się szczegółowo z procedurą zakładania adresu do e-Doręczeń
- Wybierz odpowiedniego dostawcę usługi e-Doręczeń
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za zarządzanie skrzynką elektronicznych doręczeń
- Przeszkol pracowników w zakresie nowego systemu komunikacji z urzędami
- Opracuj procedury wewnętrzne dotyczące obsługi korespondencji elektronicznej
e-Doręczenia dla firm to przyszłość komunikacji biznesu z administracją publiczną. Odpowiednie przygotowanie się do tego obowiązku pozwoli Twojej firmie uniknąć problemów i w pełni wykorzystać zalety nowego systemu elektronicznych doręczeń.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia we wdrożeniu e-Doręczeń? Skontaktuj się z nami! Nasi eksperci pomogą Ci bezpiecznie przejść przez proces implementacji systemu e-Doręczeń w Twojej firmie.
Chcesz uzyskać dofinansowanie na swój znak towarowy? Przeczytaj nasz artykuł!
